3 spelregels voor goede besluitvorming

Beslissen is het na overweging of beraadslaging kiezen voor een bepaalde koers, activiteit of combinatie van activiteiten. In de besliskunde kan het in een formule worden gevangen:

maximaliseer f(x₁, x₂, x₃...x_n) = ax₁+bx₂+cx₃ +...+zx_n . Er zijn verschillende opties die je in verschillende intensiteit kunt kiezen. In de besliskunde zijn overigens miljoenen variabelen geen uitzondering. Sommige variabelen zijn dwingend (kosten of het aan de wet houden bijvoorbeeld), andere zijn minder dwingend, bijvoorbeeld x_i>4 en x_j<6 ( we hebben minimaal 4 maanden nodig om het voor elkaar te krijgen en we hebben maximaal 6 mensen beschikbaar voor de uitvoering). Uiteindelijk gaat het er om de opbrengst zo optimaal mogelijk te maken.

Een beslissing nemen: hoe maken we pasta pesto?

We zullen het vereenvoudigen. In het model is de beste beslissing een soort recept dat je kiest. X₁ is dan een uitje, x₂ een spaghetti, x₃ een sperzieboon, x₄ knoflook, x₅ een eetlepel kookroom, x₆ een eetlepel pesto, x₇ een hoeveelheid kipfilet. Het besluit over het maken van pasta pesto wordt beïnvloed door de smaken van de mensen die komen eten: houden die van veel of weinig knoflook? Houden ze van veel of weinig pesto? Eten ze veel of weinig? Daarna kan een kookmachine het werk doen. Natuurlijk gelden er dan nog andere voorwaarden zoals hoe lang je de pasta kookt, of je volkorenpasta neemt of niet, is het biologisch of niet, glutenvrij of niet? Je moet dus informatie hebben over de mensen die komen eten. Wat vinden ze lekker? Hoeveel eten ze? Zijn er mensen met allergieën? Zijn er vegetariërs? Hoeveel mag het bij elkaar kosten? Wat hebben de mensen gisteren gegeten? Nu zie je al bijzonderheden er in sluipen. Je kunt rekening houden met de wensen om veel of weinig te eten, maar als er iemand een allergie heeft is dat een dwingende eis. Je moet rekening houden met minderheden en meerderheden en je eigen (financiële) mogelijkheden.

Recept van AH

Het beslissen over het koken van pasta pesto is in de praktijk goed te doen. Is er iemand allergisch voor gluten dan kook je glutenvrij of maak je aparte pasta voor diegene. Als er iemand pesto niet zo lekker vindt, neem je er niet teveel van. Vindt die het vreselijk dan zal je een ander recept moeten kiezen, tenzij die maar moet eten wat de pot schaft. Het interessante is: hoe dan ook heb je informatie nodig over je gasten. Ze moeten hun mening en belangen kunnen laten horen.

Complexe beslissingen: inrichting van de openbare ruimte

De werkelijkheid bij het kiezen voor een inrichting van de openbare ruimte met een lastige verkeerssituatie is natuurlijk veel complexer. Toch valt ook daar wel een model voor te maken. Zo zijn er principes van duurzaam veilig. Bijvoorbeeld homogeniteit (de verschillen in massa, richting en snelheid moeten worden beperkt). Bij lage snelheden kunnen auto's en fietsers veilig van dezelfde weg gebruikmaken, maar hogere snelheden zijn alleen veilig als er geen tegenliggers zijn op dezelfde rijbaan, er geen kruisend verkeer is en als motorvoertuigen niet van dezelfde rijbaan gebruikmaken als langzaam verkeer. Een ander principe is herkenbaarheid, het wegverloop en wegbeeld moet herkenbaar zijn voor de gebruiker en geen verrassingen bevatten. Of vergevingsgezindheid, wat wil zeggen dat een menselijke fout niet direct leidt tot een groot gevolg (bijvoorbeeld dodelijke botsing). Dat theoretische beslismodel om de winst te maximaliseren wordt veel moeilijker als we het bekijken als onderdeel in het verkeersbeleid. Het doel van verkeersveiligheid is maar een van de doelen, er moet ook doorstroming zijn en mensen willen wat bomen langs de weg (die dan weer het zicht kunnen belemmeren). Tot nu toe is het allemaal nog rationeel te benaderen.

Maar nu een vergadering over die inrichting van het verkeer. Daar komen mensen die het niet eens zijn met de principes van duurzaam veilig, mensen die de doorstroming zwaarder wegen dan de verkeersveiligheid (“die ouders moeten hun kinderen beter opvoeden”, “iedereen loopt maar met zijn mobieltje te spelen”). Er spelen emoties mee. Mensen kunnen het automatisch eens zijn met vriendjes of hebben juist een hekel aan bepaalde mensen en zijn het om die reden absoluut niet eens met hen. En sommige dingen zijn lastig te zeggen: dat die ondernemer de veiligheid negeert omdat zijn onderneming afhankelijk is van de toestroom van verkeer terwijl zijn onderneming sowieso zal moeten verhuizen.

Deze vergadering zal lastig komen tot een besluit. Een voorzitter kan denken dat het er vooral om gaat dat mensen er een goed gevoel aan over houden. Als er dan een grote lobby is voor een stoplicht terwijl deskundigen zeggen dat dat juist een vals gevoel van veiligheid geeft, neem je geen besluit maar dat “neem je mee”. (Met als gevolg dat je de volgende keer minder serieus genomen wordt.) Toch zie je dat er meer moet gebeuren dan luisteren, zelfs als het inventariserend is en er geen besluit hoeft te worden genomen. Je wilt inventariseren wat mensen vinden dat de belangrijkste doelen moeten zijn, je wilt meningen horen. Maar je wilt ook profiteren van de kennis van de aanwezigen. (“Om 8 uur is er een grote stroom fietsers, maar om half tien zijn er weinig fietsers en juist dan is het gevaarlijk” of: “die bomen op de hoek ontnemen daar het zicht op de voetgangers”). Om een goede vergadering te houden over de inrichting moet je dus goed aangeven wat je met de vergadering wilt.

Spelregels voor vergaderen

Hier helpt een aantal spelregels. De eerste heet BOB, de tweede heet ruimte om nee te zeggen, de derde is het uitstellen van het oordeel over elkaars bijdrage.

1. BOB wat is het Beeld en weten we, hoe Oordelen we, wat Besluiten we

BOB houdt in dat je eerst zoekt naar beeldvorming (wat weten we, wat niet, klopt wat we denken, hebben we extra informatie nodig? (stap 1). Mensen schieten wel eens door naar een doel, maar eigenlijk moet je eerst weten of er een probleem is en wat je daar over weet. Op de vergadering zou je daarmee moeten beginnen. Wat weten we, wat is dwingend, wat zien we nu als problemen, wat voegen anderen daar aan toe? Het tweede zou daarna kunnen. Dat is een oordeelsvorming (Wat is ons doel? Waar maken we ons zorgen om? Wat kan die zorgen wegnemen en onder welke voorwaarden kan dat? (stap 2). De voorzitter moet altijd duidelijk zijn over het doel van de vergadering en de inbreng daar weer naar toe leiden. 

De besluitvorming (stap 3) (Wat besluiten we en wat gaan we doen en is iedereen het daarmee eens?) kan later komen. Er moeten nog dingen uitgezocht worden. Misschien moet ook de medewerking van andere partijen gezocht worden.

2. Ruimte om elkaar te horen

De tweede spelregel is ruimte om elkaar te horen. Dat gaat verder dan luisteren en is wat anders dan uit laten praten. Er moet ruimte zijn om nee te zeggen, ook al vinden mensen dat heel vervelend. Slimme ambtenaren op zo'n vergadering doen dat door aan te kondigen dat ze “advocaat van de duivel” willen spelen. Wat als ik nu zegt dat het niet meer mag kosten? Wat als ik nu zeg dat de bus door de maatregelen zo onaantrekkelijk wordt dat niemand de bus meer neemt? Als er ruimte is om bezwaar te maken, is er ruimte om te horen wat er gedaan kan worden om bezwaren weg te nemen. Ruimte om toe te lichten geeft ruimte om te horen wat je kunt doen om bezwaren weg te nemen. In het simpele voorbeeld van het koken van pasta pesto: je wilt toch weten dat iemand glutenallergie heeft, op dieet is, het gisteren al at, of niet van pesto houdt. Heel onvergelijkbare informatie, maar wel nodig voor een optimaal besluit. En met een alleen: “ik ben er tegen dat we pasta pesto eten” komen we niet verder. De voorzitter moet ook letten op non-verbale uitingen (ik zie u boos nee-schudden) om uit te nodigen tot een reactie.

3. Uitstellen van een oordeel over elkaar

Een oordeel vormen over wat iemand zegt zorgt er nogal eens voor dat je niet hoort wat hij zegt. Iemand die er op een bepaalde manier uitziet kan al leiden tot bevooroordeeld luisteren. Of je verwacht een bepaald oordeel: hij zal wel makkelijk over de snelheid van de bus oordelen, want hij gaat nooit met de bus. Zij zit altijd te zeuren over het eten dus ze zal wel weer niet van pasta pesto houden. Of iemand durft niet te zeggen dat hij vegetariër is omdat mensen zich zo verheugen op de pasta pesto of omdat hij bang is dat hij altijd zeurt. Je wilt er niet later achter komen waarom mensen niet zo blij waren met dat voorstel voor pasta pesto.

Eerst de beeldvorming, ruimte om elkaar te horen en uitstellen van het oordeel

Met deze 3 spelregels kom je op vergaderingen veel meer te weten om een goede beslissing te kunnen nemen die rekening houdt met verschillende belangen, wensen en kennis van mensen. Wie weet is er een onverwachte tip. Er kunnen ook nog stukjes aardappel door de pasta pesto, verrassend lekker en kindvriendelijk. Eet smakelijk!